Automatización de procesos en Salesforce

Si está trabajando con la plataforma Salesforce ahora, es porque su empresa o el cliente eligió la plataforma por su promesa de mejorar las ventas y las necesidades de servicio de la empresa / cliente. También ayuda a simplificar los procesos comerciales, lo que hace que las respuestas de las empresas al mercado sean más rápidas y sólidas. Y que es mejor que hacer representantes de ventas o agentes de servicio más felices al limitar la cantidad de clicks y cosas para escribir durante su trabajo diario, a esto se le llama automatización.

Los seres humanos tenemos una inclinación innata a cometer errores, y cuando una empresa utiliza datos para desarrollar su negocio y esos datos son incorrectos o están incompletos, esto puede llevar a errores en las decisiones comerciales.

La automatización de procesos es una característica que reduce el tiempo que un usuario de CRM tiene que dedicar a hacer click y escribir cosas, dando a los agentes más tiempo para dedicarlo a acciones comerciales.

La plataforma Salesforce admite diferentes tipos de herramientas de automatización de procesos (en orden de complejidad):

• Reglas de flujo de trabajo (workflow rules): dado un registro, un flujo de trabajo ejecuta acciones en el propio registro (o su registro principal, si existe una relación maestro-detalle) según los criterios creados a partir de valores de campo de registro.

• Procesos de aprobación (Approval processes): al igual que los flujos de trabajo, una aprobación se basa en los datos de un registro para Automatizar la aprobación de registros por parte de los administradores del usuario actual (como un gasto o descuento). 

• Lightning Process Builder: esta herramienta es una evolución de las reglas de flujo de trabajo y ofrece una composición de criterios de decisión más compleja y un número más amplio de acciones.

• Flujos (flows): esta es una herramienta compleja de apuntar y hacer clic, diseñada para ofrecer múltiples pasos asistentes que interactúan con el usuario y también acciones automatizadas de negocios complejas (sin requerir ninguna interacción del usuario).

• Codificación personalizada: con activadores de Apex (APEX Triggers), páginas de Visualforce y Componentes Lightning Web, la plataforma Salesforce admite una amplia variedad de frameworks (este es el ámbito de los desarrolladores) para entregar el lado del servidor y el lado del cliente automatización para las necesidades más complejas y desafiantes.

Dado que muchas tareas de automatización se pueden diseñar utilizando todas las herramientas anteriores, como un profesional, debe elegir la mejor y más eficaz herramienta. Tu elección deberá estar relacionado con lo que quiere lograr y con otras variables clave como la simplicidad, limitaciones, escalamiento e interacción del usuario.

• Si se necesita obtener la aprobación de un registro, un proceso de aprobación es la opción correcta.

• Si necesita ejecutar una acción cuando se actualiza o crea un registro, la plataforma ofrece las funciones de Reglas de flujo de trabajo, Generador de procesos y Flujos. Sugerencias de las mejores prácticas de Salesforce usando Process Builder en lugar de reglas de flujo de trabajo (dadas las posibilidades más amplias, entrega) y luego ir con Flows cuando el tipo de automatización requerido implica una lógica más compleja (por ejemplo, necesita datos de registro no relacionados para elegir el próximo movimiento de su proceso o necesite iterar a través de registros secundarios). 

• Si necesita obtener datos de los usuarios y luego ejecutar acciones con esos datos, una corta forma de saber que se necesita, es un wizard que recopile datos que puedan ser más elaborados y la automatización se puede hacer a través de Flujos.

Reglas de flujo de trabajo (workflow rules)

Las reglas de flujo de trabajo son la herramienta de automatización más antigua disponible en la plataforma Salesforce y supongo que si estos no son sus primeros pasos en la plataforma, ciertamente ya ha entrado en ellos. Esta es la llamada herramienta IFTTT (es decir, si esto entonces eso), lo que significa que si se cumple la condición (la parte If), se ejecuta una acción (la parte That). Mientras que una condición siempre está relacionado con un registro que se está creando o editando, las acciones pueden estar relacionadas con el registro en sí mismo o con el registro principal (si tenemos una relación maestro-detalle en su lugar).

Las reglas de flujo de trabajo se componen de lo siguiente:

• Criterios de entrada: representan el objeto de Salesforce con el que está relacionada la regla y un conjunto de criterios o una fórmula que identifica las condiciones después de las cuales las acciones debe tener lugar.

• Acciones de flujo de trabajo: son un conjunto de acciones que se pueden realizar de inmediato o con dependencia del tiempo. 

Siempre que se crea o actualiza un registro (y se ha creado una regla de flujo de trabajo), se evalúan los criterios del flujo de trabajo y si el resultado coincide con el estado del registro, el motor de flujo de trabajo ejecuta algunas acciones inmediatas (como actualizar otros campos o enviar un correo electrónico a un usuario) y / o, dependiendo de un tiempo, pone algunas acciones dependientes del tiempo en una cola para que se puedan ejecutar cuando este configurado (como enviar un correo electrónico a un propietario de registro si el registro no se actualiza dentro de una semana). 

Consideraciones y límites sobre las reglas del flujo de trabajo 

• El número total de reglas (inactivas o no) en todos los objetos de Salesforce no debe exceder 2,000.

• El número total de reglas (inactivas o no) por objeto individual no debe exceder las 500.

• El número total de reglas activas por objeto no debe superar las 50.

• Puede tener hasta 40 acciones inmediatas por flujo de trabajo (hasta 10 por tipo de acción).

• Puede tener hasta 10 acciones basadas en el tiempo por flujo de trabajo (hasta 10 por tipo de acción).