Importación y exportación de datos en Salesforce

 Importación y exportación de datos en Salesforce

Al crear y mantener aplicaciones en la plataforma Lightning, hay ocasiones en las que usted, como desarrollador de aplicaciones, necesita importar o exportar datos. La importación de datos es necesaria para cargar datos existentes generados por el usuario o para crear datos del sistema que utilizan las aplicaciones.

Los datos generados por el usuario deben importarse cuando está migrando desde un sistema de gestión de datos externo o desde hojas de cálculo a Salesforce o está reestructurando el modelo de datos en Salesforce. El tipo de datos que se importan a menudo incluye registros de cuentas, oportunidades y contactos. Los datos generados por el usuario también pueden provenir de listas de contactos o prospectos, que compraría un equipo de ventas o marketing, como listas de nuevos prospectos o contactos que se encuentran en hojas de cálculo de marketing.

Los datos del sistema son registros que se utilizan para controlar o configurar las aplicaciones que creamos o que instalan los proveedores de aplicaciones de terceros. Un ejemplo de datos del sistema incluye la lista de códigos de país e información de estado que identificamos como un conjunto de datos requerido en nuestro modelado de datos.

Además de los datos del sistema y los generados por el usuario, a menudo existe la necesidad de integrar sistemas de gestión de datos externos, lo que se puede hacer importando y exportando datos entre los diferentes sistemas. Este método de integración de datos utiliza un enfoque conocido como ETL, que implica la extracción, transformación y carga de datos.

Un formato de archivo típico que se utiliza al importar y exportar registros de datos entre diferentes sistemas de administración de datos es CSV, que es un formato independiente del sistema que permite que los registros de datos se procesen universalmente.

Formato de archivo CSV:  CSV es un formato independiente del sistema que se reconoce universalmente y significa valores separados por comas, donde los registros de datos se diferencian entre sí mediante el carácter de coma ",".

Las siguientes opciones y funciones están disponibles para la importación y exportación de datos hacia y desde la Plataforma Lightning:

• Data Loader: importación y exportación de datos
• Asistente de importación de datos(Data Import Wizard): importación de datos
• Exportación de datos (Data export): exportación de datos

Importar y exportar datos usando Data Loader

Data Loader es una aplicación independiente proporcionada por Salesforce para permitir la importación y exportación de datos hacia y desde la plataforma Lightning. Además de importar y exportar datos, Data Loader también se puede utilizar para eliminar datos.

Salesforce proporciona y admite el software Data Loader sin costo adicional, y dado que Data Loader es una aplicación independiente y no está basada en la nube, el software debe instalarse en su computadora local.

Las características y capacidades de Data Loader son las siguientes:

• Una aplicación de cliente independiente que utiliza la API de Salesforce para conectarse a la plataforma Lightning.
• Una interfaz interactiva estilo asistente que proporciona un mapeo de campos de arrastrar y soltar entre los campos de datos de origen y destino.
• La capacidad de importar, exportar y eliminar registros de todo tipo, lo que incluye objetos estándar y personalizados.
• La capacidad de importar y exportar archivos de datos a un máximo de 5 millones de registros de datos.
• La capacidad de importar archivos adjuntos.
• Data Loader no admite la exportación de archivos adjuntos. En cambio, Salesforce recomienda utilizar la función Exportación de datos que se describe más adelante en este articulo para exportar archivos adjuntos.
• La generación de archivos de registro de éxito y error de pos-procesamiento en formato CSV.
• Las opciones para establecer el tamaño de los lotes de datos y el uso de un mecanismo de lotes de API masiva.
• Opciones para configurar formatos de fecha de EE. UU. O Europa y todas las zonas horarias.
• Opciones para configurar los delimitadores de registros de archivos de importación CSV y la codificación de archivos.
• Un lector de archivos CSV integrado. 
• Soporte del sistema operativo Data Loader Data Loader es compatible para su uso con los sistemas operativos Microsoft Windows o macOS. Para ver las consideraciones y los requisitos del sistema más recientes para instalar Data Loader, visite el artículo de ayuda de Salesforce en https://help.salesforce.com/articleView?id=installing_the_data_loader.htm.

Importación de datos mediante el Asistente de importación de datos (Data Import Wizard)

El Asistente de importación de datos es una función que está disponible de inmediato y brinda la posibilidad de importar datos para objetos personalizados y algunos objetos estándar especificados. El Asistente de importación de datos se puede utilizar para importar datos como una alternativa al data Loader, que analizamos anteriormente en este articulo, pero que no se puede utilizar para exportar datos.

Las características y capacidades del Asistente de importación de datos son las siguientes:

• Una función estándar lista para usar dentro de la Plataforma Lightning que presenta una interfaz interactiva estilo asistente para el mapeo de campos de arrastrar y soltar entre los campos de datos de origen y destino y se abre en una ventana completa del navegador.
• No es necesario descargar e instalar ningún software.
• La capacidad de importar registros de objetos personalizados y los siguientes objetos estándar: estado de miembro de contacto, cuenta, cliente potencial, solución y campaña.
• La capacidad de importar archivos de datos a un máximo de 50,000 registros de datos.
• Función de prevención de duplicados al importar registros que se pueden asociar con campos que contienen claves específicas, como el nombre de la cuenta, el sitio de la cuenta, la dirección de correo electrónico de contacto o la dirección de correo electrónico principal.

Exportación de datos mediante Data export

La función Data Export se utiliza para exportar datos desde Salesforce. La exportación de datos es una función lista para usar dentro de la plataforma Lightning con las siguientes características y capacidades clave:

• Tipos de exportación: la exportación de archivos se puede programar o solicitar manualmente.
• Formato de archivo: la exportación de datos comprende varios archivos en formato de archivo CSV.
• Codificación de formato de archivo: puede seleccionar el mecanismo de codificación de archivo para ajustar el tipo de codificación de caracteres dentro del archivo para adaptarse a diferentes conjuntos de caracteres.
• Exportación de archivos adjuntos: se pueden agregar archivos adjuntos a los datos exportados.
• Sandboxes: la función de exportación de datos no admite la exportación de datos desde sandboxes. Las opciones para activar una exportación de datos están presentes en los entornos sandbox. Sin embargo, los archivos de exportación no se generan ni reciben realmente.
• Solicitud de archivos de exportación: los archivos de exportación pueden programarse y generarse automáticamente o solicitarse manualmente.
• Disponibilidad de archivos de exportación: los archivos de exportación están disponibles para descargar hasta 48 horas después de la generación.
• Campos de resumen de fórmula y resumen: los datos de los campos de resumen de resumen y fórmula no se agregan a los datos exportados.
• Datos de la papelera de reciclaje: los datos de la papelera de reciclaje no se agregan a los datos exportados.

Comprender las características y capacidades de los objetos externos (external objects).

Hemos aprendido sobre las opciones para importar y exportar datos hacia y desde la Plataforma Lightning y hemos llevado a cabo algunos métodos prácticos para importar o copiar datos en la Plataforma Lightning utilizando los procesos ETL de extracción, transformación y carga.

Los procesos ETL generalmente producen copias de datos en la organización de Salesforce, que son referencias estáticas en el punto de extracción y tienen la desventaja de que es posible que los datos no necesiten ser almacenados permanentemente y, en algún momento, se vuelvan obsoletos.

Como una mejora para la integración de Salesforce y sistemas de terceros, donde los datos siempre están actualizados, Salesforce proporciona una función conocida como Salesforce Connect que utiliza objetos externos que representan las tablas de datos y registros que se encuentran en sistemas externos.

Los objetos externos son similares a los objetos personalizados. Los objetos personalizados definen el modelo de datos para los datos que se encuentran dentro de la plataforma Salesforce Lightning, mientras que los objetos externos proporcionan el modelo de datos para los datos que se almacenan externamente y no residen dentro de la plataforma. Los ejemplos típicos de datos externos incluyen información financiera o de procesamiento de pedidos de ventas.

Salesforce Connect es el framework que proporciona la integración de datos entre objetos externos en la Plataforma Lightning y sistemas externos y permite la visualización, búsqueda y actualización de datos almacenados externamente.

El framework y el protocolo que utilizan los objetos externos son los siguientes:

• Framework de Salesforce Connect: utiliza adaptadores de Salesforce Connect
• Adaptadores de Salesforce Connect: utiliza el protocolo de datos abiertos Protocolo de datos abiertos Los detalles de OData están disponibles en https://www.odata.org/.

Las características y capacidades de los objetos externos son las siguientes:

• Se puede hacer referencia a objetos externos mediante programación dentro del código Apex y las API de Salesforce.
• Los objetos externos se pueden implementar mediante la API de metadatos, conjuntos de cambios y paquetes.
• Cada instancia de Salesforce puede tener un máximo de 100 objetos externos. Los objetos externos no se incluyen en el número total de objetos personalizados.
• Los objetos externos se pueden asociar con otros objetos externos y con objetos estándar y personalizados internos mediante campos de relación.