PMI - Administración de riesgos

 

Administración de riesgos

Propósito del proceso de planificación de la respuesta a los riesgos

El objetivo es identificar los riesgos que pudieran perjudicar el desarrollo corriente del proyecto en sus diversas etapas; cualificarlos y cuantificarlos en cuanto a la probabilidad de ocurrencia y potencial impacto; definir una serie de acciones preventivas y correctivas para disminuir la probabilidad de su ocurrencia en la fase de ejecución y, en caso de que se presenten, estar preparados para superarlos y mitigar su impacto en el proyecto.

Debe considerar los tres pilares de la administración de proyectos: alcance, tiempo y costos, para así identificar las variables que afectan a cualquiera estos tres pilares.

Roles principales en el proceso

• El administrador del proyecto quien diseña y opera el plan de riesgos realizando los análisis y consultas que sean necesarios. Toma acciones preventivas y correctivas ante la ocurrencia de un riesgo.
• Equipo de trabajo: aportan datos, son los que realizan el trabajo. A alguno de ellos se les podrá nombrar responsables de monitorear algún riesgo
• Cliente: proporciona la información y da visto bueno de los documentos producidos
• Patrocinador: se mantiene al tanto de la planificación, en su caso da visto bueno de los documentos

 

Proceso de planificación de respuesta a los riesgos

De acuerdo con el PMBOK el riesgo de un proyecto es “un evento o condiciones inciertos que si se produce tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto como tiempo, costo, alcance o calidad. Puede tener una o más causas y si se produce uno o más impactos”.

Identificación hay que analizar en equipo los documentos de entrada para detectar los elementos que representan un riesgo. Se debe poner énfasis en las restricciones y los supuestos aceptados en la planificación, ya que no de darse constituirán un posible tropiezo. Consultar información pública sobre riesgos por área de aplicación o industria. Se puede utilizar tormenta de ideas o bien utilizando la técnica Delphi. Conviene definir una serie de categorías y subcategorias.

Cualificación se realiza considerando su probabilidad de ocurrencia y el grado del impacto potencial del evento. Se debe revisar las holguras con las que se cuenta. Se genera un documento en el cual se relacionan los riesgos listados por categorías y sus correspondientes probabilidades de ocurrencia e impacto potencial. Se identifican cuales son los más relevantes y se le otorga mayor prioridad.

Cuantificación, se pueden utilizar técnicas como: análisis de sensibilidad, nos permite revisar de forma independiente cada elemento incierto que nos afecta; análisis del valor monetario esperado nos ayuda a relacionar la probabilidad de ocurrencia con el impacto esperado para determinar qué medida en que medida monetariamente hablando, nos impactara cada tropiezo; análisis mediante árbol de decisiones, técnica que nos permite abrir alternativas de acción en árbol y otorgarles un valor que puede ser monetario.

Planificación a la respuesta, a los riesgos se le pueden dar varias respuestas, evitarlos, transferirlos o mitigarlos. A cada riesgo se le asocia acciones de respuesta y un responsable para monitoreo. Asimismo conviene incluir que evento nos avisara de la próxima ocurrencia del riesgo en cuestión.

 

Documentos de la planificación de la respuesta a los riesgos

Las entradas del proceso de planificación son: Enunciado del alcance, EDT, cronograma, presupuesto. Teniéndose como salida el plan de respuesta a los riesgos. El plan de respuesta a los riesgos contiene los riesgos, probabilidad de ocurrencia, monto potencial de impacto, eventos disparadores de los riesgos, acciones preventivas, acciones correctivas y responsables.

 

Herramientas de software

Existen productos de software especializados en áreas de proyectos, que contribuyen a la planificación de la respuesta a los riesgos:

• Task juggler: Aplica un análisis de riesgos pre programado para asignar los recursos a las tareas; las de más riesgo tienen más probabilidades de obtener los recursos, el valor del riesgo se puede añadir a los reportes usando la columna de ruta critica.
• Project.net: permite discutir amenazas de manera colaborativa, así como crear formas para documentos de problemas y riesgos.
• Primavera: incluye documentación y administración de riesgos.
• Microsoft Project: se pueden enumerar los riesgos de un proyecto; evaluar su impacto, planear estrategias de emergencia y reducción de riesgos, entre otras funcionalidades.
• Risk: realiza análisis de riesgos usando simulaciones de Montecarlo
• Riskprojects: permite implementar sistemas de administración y valoración de riesgos.

 

Conclusión

No deberíamos comenzar con la ejecución del proyecto sin un análisis de riesgo. La planificación de riesgos es un área integradora del resto de áreas de conocimiento. Con el análisis de riesgos se determinaran las reservas para contingencia de plazos y costos que de deben incluirse en el plan para la dirección del proyecto. La planificación de la respuesta al riesgo consiste en desarrollar procedimientos y técnicas que permitan mejorar las oportunidades y disminuir las amenazas que inciden sobre los objetivos del proyecto.

 

 Referencias

• Administración de proyectos. Rivera Francisco, Hernandez Gisel. Mexico: Pearson.
• Director profesional de proyectos, como aprobar el PMP sin morir en el intento. Pablo Lledo. Argentina: PabloLledo.
• Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos PMBOK, PMI. EUA: PMI
• Gestión de riesgos. Rodriguez Luis.