Gestión documental en Salesforce

 Gestión documental en Salesforce



Los documentos electrónicos están en todas partes hoy en día en las empresas. Un documento electrónico simplemente puede pensarse como una forma de contenido de medios electrónicos que se puede utilizar en su forma electrónica o como salida impresa. Esto no incluye archivos de sistema o aplicaciones. Un sistema de gestión de documentos (DMS) es una aplicación informática que es utilizado para almacenar, rastrear y administrar documentos electrónicos a lo largo de sus ciclos de vida. Esta incluye actividades relacionadas con estos documentos, como control de versiones y flujos de trabajo. 
La gestión de documentos se superpone con la gestión de contenido, aunque originalmente de naturaleza diferente. A menudo se los considera combinados hoy en día como contenido empresarial. Los sistemas de gestión (ECM), principalmente porque muchos de los documentos electrónicos actuales que están disponibles para una empresa en particular no son necesariamente generados por la empresa en sí.

Los DMS en la era actual difieren en términos de complejidad, características y alcance, desde simples aplicaciones independientes para sistemas a escala empresarial que pueden servir a audiencias. Algunas de las capacidades clave disponibles en los sistemas ECM actuales son las siguientes:
• Gestión de seguridad y acceso, en formato granular.
• Control de versiones.
• Pistas de auditoría integrales.
• La capacidad de registrar y retirar los documentos, con candados incorporados.

Salesforce



Salesforce viene con funciones integradas que pueden ofrecer algunas capacidades de DMS. Es importante comprender las capacidades y limitaciones de cada uno (incluida la disponibilidad ya que algunas funciones pueden retirarse con el tiempo). Estas características son las siguientes:
• Archivos: permiten a los usuarios cargar y almacenar documentos electrónicos. Los archivos pueden ser almacenados de forma privada o compartidos con otras personas mediante Chatter. Los archivos se almacenan en la plataforma y se han considerado reemplazos de la antigua función de archivos adjuntos, particularmente en Lightning Experience.
• Salesforce CRM Content: esto permite a los usuarios crear, duplicar y desarrollar documentos empresariales. Un buen ejemplo es una presentación o un volante. También te permite para compartir este contenido con otros usuarios internos o externos, como clientes o socios.
•  Salesforce Knowledge: se parece más a una base de conocimientos empresarial. Eso permite  a los usuarios crear y manejar artículos de conocimiento y publicarlos usando un control de flujo de trabajo. Permite a los usuarios internos y externos (a través de comunidades) buscar estos artículos de conocimiento y utilizarlos de varias maneras (por ejemplo, adjúntelos a un caso). Los artículos de conocimiento se pueden organizar en bibliotecas, lo que los hace más fáciles para mantener y compartir.
• Documentos: se utilizan principalmente para almacenar archivos estáticos en carpetas sin necesidad de que se adjunten a los registros. Esto es particularmente útil cuando necesita consultar un recurso estático (como un logotipo) en una página de Visualforce, por ejemplo.

La mayoría de las empresas ya tendrán algún tipo de DMS; por ejemplo, en toda la empresa aplicaciones como Microsoft SharePoint, Box, Google Drive, One Drive y otras. Lo más probable es que necesite integrarse con estos sistemas para acceder y administrar documentos externos dentro de la interfaz de usuario de Salesforce, en lugar de crear cosas desde cero. Para hacer eso, puede usar otra herramienta lista para usar en Salesforce llamada Files Connect.


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