Gestion documental con Oracle Webcenter

 

Gestión documental con Oracle Webcenter

Introducción

Oracle Webcenter Content es la plataforma de gestión documental de Oracle, el cual es el resultado de la adquisición de varias compañías, entre las que se encuentran Stellent, Document Capture, entre otras. Una plataforma de gestión documental permite almacenar documentos y el poder consultarlos, así como entrar en un workflow documental dentro de la misma plataforma. En el siguiente diagrama se muestra la arquitectura general de la plataforma.



Oracle WebCenter Content almacena documentos que, a continuación, puede organizar en carpetas como en su equipo. Los documentos pueden ser informes, presentaciones, imágenes y cualquier otra cosa que sea un archivo electrónico. Al agregar un archivo a Oracle WebCenter Content, el archivo se carga en un repositorio, denominado servidor de contenido, junto con información sobre el archivo. La información se utiliza cuando usted u otros buscan el archivo. Esta información se llama metadatos, o propiedades de documento, y además de usarse al buscar documentos, se utiliza para control que puede ver el documento y en qué biblioteca o carpeta se almacena el documento. 



Ventajas y beneficios de ECM Oracle



Ventajas

  • Incluye todas las funciones de una herramienta de gestión documental, check-in, check-out, control de versiones y motor de workflow.
  • Administrar contenido desde dentro de Microsoft Office, el Explorador de Windows o una web navegador. Cuenta con plugins para poder integrarse con Office y con el explorador de Windows.
  • Encuentra contenido rápidamente buscando en texto completo o metadatos. Cuenta con indexado fulltext y por lo tanto permite la búsqueda por palabras clave.
  • Convierta fácilmente contenido en papel a digital
  • Aplicar registros y políticas de retención incluyendo soporte de respaldo y recuperación. Esto para cumplir con las normativas de las diferentes industrias banca, gobierno, ...
  • Soporte para FDA 21 CFR Part 11

Beneficios

  • Mayor seguridad y gestión de documentos mientras les da a los empleados acceso desde aplicaciones de escritorio familiares. Tiene un esquema de roles y permisos para controlar el acceso a los documentos.
  • Automatizar negocios centrados en documentos procesos. Se puede integrar con plataformas de BPM.
  • Menores costos relacionados con la impresión, envío y almacenamiento de documentos.
  • Minimizar el riesgo de costosas multas y sanciones relacionadas con cuestiones legales y reglamentarias cumplimiento.
  • Simplifica la  infraestructura de TI con un plataforma de gestión de documentos que aprovecha las inversiones en TI existentes
Enterprise Content Management Suite
  • Universal Content Management (UCM): plataforma de manejo documental de Oracle.
  • Imaging and Process Management (I/PM): plataforma de gestión de imágenes de Oracle.
  • Universal Records Management (URM): manejo de políticas de retención y disposición de registros de acuerdo a las diferentes regulaciones.
  • Information Rights Management  (IRM): solución de protección de documentos a través del cifrado de los mismos y acceso con claves.

Completa la solución con:
  • Adaptadores ECM (para Siebel, EBS, PSFT & URM Adapter): permiten la integración con las plataformas mencionadas.
  • Document Capture: solución de digitalización de documentos de Oracle cliente/servidor.
  • Distributed Document Capture: solución de digitalización web de Oracle.
  • Forms Recognition: Modulo de OCR e ICR de imágenes de Oracle, permite reconocimiento zonal e inteligente.

Universal Content Management

Diagrama de arquitectura 

Diagrama de arquitectura 



  • Infraestructura estándar para aplicaciones Oracle y J2EE
  • Base de WLS para integraciones de middleware sencillas
  • Experiencia administrativa consistente
  • Adopción más sencilla en entornos J2EE
  • Los metadatos se guardan en base de datos.
  • Las imágenes y documentos se pueden almacenar en base de datos o bien en file system.
  • La solución corre sobre un servidor de aplicaciones (Ejemplo: Weblogic) y con un sistema manejador de base de datos (Ejemplo Oracle).
  • Tiene una capa de exposición de servicios (Webservices) para que sea consumido por aplicaciones.
  • El workflow que  maneja la solución es documental, cuando ya se quiere manejar un workflow orientado a procesos se recomienda utilizar una herramienta de BPM.
  • Corre sobre sistemas operativos Windows, Linux, entre otros.
  • En México existen empresas del sector privado y del sector publico que manejan esta solución.
  • La ejecución de estos componentes son onpremise, Oracle tiene una plataforma de gestión documental en la nube en caso de requerirse.



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