Gestion de adquisiciones - PMI

Gestión de adquisiciones

Introducción

Los proyectos rutinariamente requieren adquisiciones. Los proyectos necesitan materiales, equipos, consultores, capacitación, libros, software, hardware y muchas otras cosas para que el proyecto tenga éxito. El objetivo de la gestión de las adquisiciones es el de definir los procedimientos para la tarea de compra de estos productos o servicios que puedan ser requeridos durante la ejecución del Proyecto. 

Dentro de estos procesos se incluye la gestión de contratos y el control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto, entendiéndose por contrato aquel documento legal que se establece entre un comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo vinculante para ambas partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación válida. 

Es de suma importancia gestionar de forma activa el ciclo de vida de los contratos y redactar cuidadosamente los términos y condiciones de las adquisiciones, de modo que se puedan evitar algunos de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor.

Planificación de adquisiciones

Durante la planificación de las adquisiciones se determina qué bienes y servicios deberán adquirirse fuera de la organización y cuáles podrán ser provistos internamente por el equipo de proyecto. Además, se analiza cuál es el tipo de contrato más conveniente para cada caso en particular, se prepara toda la documentación necesaria para realizar los pedidos de propuestas y presupuestos, y se dejan establecidos los criterios que se utilizarán para la selección de los vendedores.

¿Qué se necesita para comenzar?

• Planes: alcance, EDT, cronograma, presupuesto
• Documentación de requisitos
• Registro de riesgos
• Registro de los interesados    

·       Tipos de contratos. Los tres contratos más utilizados son:

• El "contrato a precio fijo", también denominado "contrato a tanto alzado", infiere que el contrato tiene un precio total fijo para un producto o servicio bien definido. Un contrato de "incentivo de precio fijo" es similar al contrato de precio fijo con la excepción de que el comprador pagará algún incentivo o bonificación si el vendedor realiza mejor que el escrito en el contrato (especialmente, el tiempo, es decir, si el producto final es producido Y entregado antes de lo previsto).
• El "contrato de reembolso de costes" implica el pago al vendedor de los costes directos e indirectos. Existen tres tipos diferentes de contratos dentro del marco de reembolso de costos: coste más tasa de incentivo (CPIF), costo más tasa fija (CPFF) y costo más porcentaje de costos (CPPC)
• El contrato de precio unitario requiere que el comprador pague al vendedor una cantidad predeterminada por unidad de servicio.

 ¿Qué herramientas puedo utilizar?    

• Análisis de hacer o comprar: determinar si es conveniente producir algún insumo del proyecto dentro de la organización o comprarlo fuera del proyecto. 
• Estudio de mercado y reuniones: para examinar las capacidades de los proveedores.                                                             

¿Qué obtengo al final del proceso? 

• Plan de gestión de las adquisiciones
• Enunciado del trabajo de las adquisiciones 
• Documentos de la adquisición: contratos, cronograma de entregables, documentos técnicos, garantías, pagos, registro de inspecciones, etc.
• Criterios de selección de proveedores         
• Decisión de hacer o comprar
• Solicitudes de cambio            

Efectuar adquisiciones

Una vez que el proyecto entra en su fase de ejecución, es necesario contactarse con los proveedores que van a vender bienes y servicios complementarios para el proyecto y se aplican los criterios de evaluación para elegir quienes serán los proveedores del proyecto.   

 Los criterios de evaluación dependerán de cada proyecto en particular y podrían incluir ítems tales como: precio, servicio de post-venta, tiempo de entrega, propuesta técnica, respaldo financiero, etc.

¿Qué necesito para empezar?

• Plan de gestión de las adquisiciones           
• Documentos del proyecto y de la adquisición         
• Criterios de selección de proveedores        
• Propuestas de los vendedores        
• Decisión de hacer vs. comprar        
• Enunciado del alcance de las adquisiciones (SOW): especificaciones, cantidades, calidad, desempeño, localización, etc.     
• Activos de la organización: acuerdos previos, vendedores pre-calificados, etc.         

¿Qué herramientas puedo utilizar?  

•  Conferencias de oferentes
• Evaluación de propuestas: seguir un proceso formal para la selección de vendedores.                                                    
• Estimaciones independientes: el comprador prepara sus propias estimaciones de costo para comparar contra las propuestas enviadas por los vendedores y obtener valores aproximados de lo que debería costar el bien o servicio. Esto es muy útil para verificar si los precios son acordes al alcance solicitado.      
• Publicidad: comunicar las licitaciones en diarios, revistas, boletines oficiales gubernamentales, etc.
• Técnicas analíticas: proveedores para la provisión de los bienes y servicios en    tiempo y forma
• Negociación de las adquisiciones: debería perseguir el objetivo de conseguir un precio justo y razonable para desarrollar una buena relación con el vendedor. La negociación debería terminar en un   contrato ganar-ganar. Si se firma un contrato ganar-perder, el vendedor estará más preocupado en recuperar lo que perdió que en finalizar el trabajo, mientras que el comprador deberá fiscalizar riesgos de costos extras, calidad y plazos.

¿Qué obtengo al final del proceso?  

Vendedores seleccionados, acuerdos, un contrato, calendario de recursos, solicitudes de cambio, actualizaciones

Controlar adquisiciones

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• Mientras el proyecto está en ejecución es necesario hacer un monitoreo y control de los distintos contratos. Se debe evaluar si los entregables están acordes a los términos contractuales y realizar la gestión de los pagos. Además, se lleva a cabo la evaluación del desempeño del vendedor para analizar si tiene las competencias suficientes para seguir siendo un proveedor de bienes y servicios para el proyecto. 
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¿Qué necesito para empezar? 

• Plan de adquisiciones y documentos de la adquisición
• Acuerdos contractuales
• Solicitudes de cambio aprobadas
• Datos e informes de desempeño del trabajo            

¿Qué herramientas puedo utilizar?   

• Sistema de control de cambios del contrato
• Revisión del desempeño de las adquisiciones 
• Sistema de pago
• Administración de reclamaciones
• Sistema de gestión de registros

¿Qué obtengo al final del proceso? 

• Informes sobre el desempeño del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones

Cierre de contratos

El proceso final en la gestión de adquisiciones de proyectos es el cierre formal de los contratos. El cierre del contrato incluye una verificación para determinar si todo el trabajo se completó correctamente y satisfactoriamente. En caso de que existieran discrepancias o deficiencias, debían corregirse o corregirse las deficiencias. La administración del contrato se requiere para actualizar los registros de las actividades administrativas para reflejar los resultados finales del contrato y archivar la información del contrato para uso futuro. Por lo general, se realizan auditorías de adquisiciones para identificar las "lecciones aprendidas" en el proceso de adquisiciones.

¿Qué necesito para empezar? 

• Contratos
• Cronograma de entregables
• Cambios
• Documentos técnicos
• Desempeño del trabajo
• Desempeño del vendedor
• Garantías
• Pagos
• Registro de inspecciones.

¿Qué herramientas puedo utilizar? 

• Auditorías de la adquisición
• Acuerdos negociados
• Sistema de gestión de registros

 ¿Qué obtengo al final del proceso? 

• Adquisiciones cerradas
• Actualizaciones          

Mapa conceptual

En la siguiente figura se muestra el mapa conceptual de la gestión de adquisiciones.