Estrategias de prevención y de intervención para proyectos en dificultades

Introducción

A pesar de los esfuerzos del equipo del proyecto, algunos proyectos están destinados a problemas. Esto originado por problemas con el equipo o bien por temas de mala gestión. Lo importante es proteger el proyecto contra lo inesperado y disponer de señales de alerta temprana para minimizar el impacto de los problemas que se avecinan. Tener un sólido plan de gestión de riesgos también es importante. Estas son las estrategias de prevención. Pero lo inevitable todavía sucede, ya que a veces se queda con un proyecto que está en problemas.

Siempre que la ejecución de un proyecto cae fuera de los valores nominales de medición, se considera un proyecto en peligro. Cómo llegó a ese estado?, es una pregunta que necesita respuesta. Lo más importante es saber cómo establecer un sistema de alertamiento temprano y evitar que un proyecto caiga en esta situación. Pero  incluso los mejores esfuerzos no serán 100 por ciento efectivos, y un proyecto aún puede caer en esta situación. La pregunta entonces se convierte en: ¿Cómo puede ser devuelto a un estado normal, si es que lo hace? Las siguientes características son sintomáticas de un proyecto en dificultades:

•        El proyecto ha mostrado una tendencia de desempeño que, si se continúa, resultará en su falla
•        El rendimiento del proyecto ha excedido uno o más valores métricos y es un alto riesgo de falla.
•        El proyecto ha experimentado recientemente algunos cambios significativos que pueden resultar en fallas

Si ocurre alguna de las situaciones anteriores, debe desencadenar inmediatamente un proceso de intervención del proyecto diseñado para descubrir las razones de la condición en dificultades, solucionar la condición y replanificar el proyecto en el futuro.

En los proyectos de desarrollo de sistemas, la incertidumbre es muy alta al inicio, sino se lleva una adecuada gestion del proyecto o se toman medidas preventivas se pueden generar problemas, entre más grande sea el proyecto este puede generar una desviación económica más alta para la empresa. Entre más tarde se tarde en identificar los problemas, estos pueden generar un costo mayor.

Por qué los proyectos comienzan a fallar? 

Muchos estudios se han realizado durante los años que intentan descubrir las razones del fracaso del proyecto. Las tasas de fracaso para la tecnología de la información (proyectos de TI) están documentadas para variar entre el 70% y más! Ese nivel de rendimiento ha persistido durante varios años sin signos de ningún cambio significativo para mejor. La industria no ha encontrado una estrategia eficaz para reducir esa tasa de fracaso. Muchas de las razones de esto están relacionadas con la metodología que se está utilizando. La gestión de proyectos tradicionales es el enfoque por defecto y parece estar fuera de la corriente principal de los tipos de proyectos contemporáneos.

Los motivos de que los proyectos fallen son:

•        Documentación deficiente, inadecuada o sin requisitos
•        Patrocinio Inadecuado o Insuficiente
•        Complejidad de requerimientos no reconocidos
•        Falta de voluntad para tomar decisiones difíciles
•        Tiempo de espera entre la aprobación del proyecto y el lanzamiento
•        Aceptar los tiempos y costos que el cliente defina, para ganar los proyectos
•        No hay revisión del plan después de cortes significativos en recursos o tiempo
•        Estimaciones hechas con poco análisis y tiempo, o bien por personal inexperto
•        Compromisos excesivos del personal staff
•        No hay credibilidad en el plan base
•        Alcance del proyecto inmanejable

Acciones para evitar proyectos en problemas 

a) Monitoreo y control de costos La gestión del valor acumulado, el cual es una metodología de gestión para integrar el alcance, el calendario y los recursos; Para medir objetivamente el desempeño y el progreso del proyecto; Y para pronosticar los resultados del proyecto. La aplicación del valor ganado en las fases tempranas de iniciación y planificación de un proyecto aumenta la validez y la utilidad de la línea de base del costo y el cronograma y es una excelente verificación de los supuestos del alcance del proyecto y la base de referencia del alcance. Una vez establecidas, estas líneas de base se convierten en la mejor fuente para entender el desempeño del proyecto durante la ejecución. Una comparación del desempeño real (costo y calendario) con respecto a esta línea de base proporciona retroalimentación sobre el estado y los datos del proyecto, no sólo para proyectar resultados probables, sino también para que la administración tome decisiones oportunas y útiles usando datos objetivos. EVM facilita la planificación y el control del rendimiento de los costos y los plazos, mejorando así la visibilidad y la comprensión de la gestión de proyectos. El adecuado seguimiento del valor ganado permite identificar de manera correcta el trabajo que se ha realizado, si va bien en relación a lo planeado para poder tomar las medidas pertinentes en caso de que algo vaya fuera de tiempo y costo.

b) Sistema de información para el monitoreo y control del proyecto. 

Las ventajas de un sistema de control de información empresarial son:

•        Mayor control organizacional
•        Controla la duplicidad de información
•        Permite mejorar el desempeño de la empresa
•        Disminución de costos
•        Se cuenta con información actualizada que permite la toma de decisiones

Desventajas:

•       Pocas personas capacitadas en los sistemas
•       Algunos sistemas son difíciles para su manejo
•       Para su implementación se le dedica mucho tiempo

c) Cierre del proyecto, con el cierre adecuado del proyecto se logra:.

• La entrega y aceptación formal del cliente de los entregables. Asegurarse que el cliente obtiene el producto que contrató y que cumple con sus requisitos, asegurarse que el cliente queda satisfecho con el trabajo. Lo ideal es tener una sesión de cierre con el cliente y hacer entrega final del proyecto, y dejar constancia de esta entrega con una firma o una minuta que no deje lugar a dudas de que el trabajo se terminó y se entregó.
• Un gran beneficio de cerrar un proyecto es la cantidad de aclaraciones, quejas, malas recomendaciones o simplemente llamadas de consulta del cliente que se pueden ahorrar
• Otra parte vital del cierre de proyecto es dejar las cuentas claras: cuanto pagaron, cuanto deben, cuando lo pagan, facturación y cartas finiquito de todos los proveedores involucrados para asegurarle al cliente que no quedan deudas con externos que puedan ocasionarle un problema legal o contable en el futuro.
• En términos de negocio, un cliente satisfecho es siempre un posible cliente recurrente. El cierre de proyecto es un momento ideal para venta o conversión. Ya sea venta de valor agregado, venta de un proyecto complementario, de un proyecto nuevo, o si aplica, para convertirlo en un cliente de cartera. Sin un proceso formal de cierre, esta venta final se puede sentir forzada.
• Finalmente, parte importantísima del Cierre de Proyecto es la documentación y el registro de lecciones aprendidas: Cómo se resolvieron las situaciones que se presentaron, qué actividades pudieron hacerse de mejor manera, qué errores pudieron identificarse. Una sesión de análisis con el equipo de trabajo dará información vital para identificar estas oportunidades de crecimiento y aprendizaje y dejarlas debidamente documentadas.

d) Ejecución efectiva de proyectos y competitividad organizacional.

e) Creación del plan de control, monitoreo, ejecución y cierre de un proyecto particular.

Manejando proyectos en dificultades

En general, existen dos tipos de estrategias para tratar con proyectos en dificultades. A pesar de su diligencia, las estrategias de prevención podrían no funcionar debido a las condiciones que prevalecen fuera de su control, y su proyecto se verá afectado. Si esto sucede, hay estrategias de intervención que puede utilizar. Esta sección describe ambos tipos de estrategias:

Estrategias de gestión de la prevención

Las estrategias de prevención son prácticas proactivas y procesos que puede emplear para reducir significativamente el número de proyectos que se emproblemen. Al establecer sus estrategias de prevención, se tiene que llevar sus esfuerzos al siguiente nivel. Teniendo en cuenta la alta tasa de fracaso de los proyectos, se sugiere que tome algunas de las acciones descritas en esta sección con cada proyecto. Si por alguna razón encuentras estos esfuerzos pesados ​​para hacer en cada proyecto, puedes considerarlos como parte de tu plan de administración de riesgos y ser más selectivos en cómo se aplican.

Uso de herramientas, plantillas y procesos para evitar proyectos en dificultades. Estrategias como:

·       Obtención completa y correcta de los requerimientos

·       Construcción adecuada de la WBS

·       Proceso dinámico de manejo de riesgos

·       Proceso de manejo de cambios de alcance

·       Graficas de tendencias de los milestones

·       Análisis de valor ganado

 

Estrategias de gestión de intervención

A pesar de todas sus protecciones contra un proyecto se emprobleme, todavía puede suceder. Dependiendo de la gravedad de la situación, se puede posponer cualquier trabajo adicional en el proyecto mientras que las acciones correctivas se formulan e implementan en un plan de proyecto revisado. Para situaciones menos graves y debido a restricciones de recursos y compromisos previos de programación, puede continuar el trabajo del proyecto mientras se define e implementa una resolución.

El proceso de intervención se realiza en 4 pasos:

·       Analizar la situación actual: ¿Dónde estamos?

·       Revisar el objetivo deseado: ¿A dónde podemos ir?

·       Evalúe las opciones: ¿Cómo podemos llegar allí?

·       Generar plan revisado: ¿Cómo llegaremos?

Se puede seguir el siguiente template:

•        Determinar las expectativas de los sponsors
•        Definir el (los) problema (s) y asignar el (los) propietario (s)
•        Reunir un equipo de intervención y establecer el proceso de intervención.
•        Realizar Análisis de Causa Raíz y Análisis de Campo de Fuerza.
•        Desarrollar planes de acción correctiva
•        Revisar el alcance del proyecto
•        Revisar el plan del proyecto y entregables
•        Ganar la aprobación del sponsor y autorización para continuar con el plan

Conclusión

Es importante que los proyectos se apliquen las buenas prácticas de la gestión de proyectos, para evitar que estos caigan en problemas. Una adecuada ejecución, monitoreo y control del proyecto llevaran a buen término el proyecto. Es importante monitorear y controlar los costos ya que es los temas importantes que se revisan a nivel dirección,  como van los costos reales vs los presupuestados, si se ha realizado el trabajo que se debió haber realizado utilizando el valor ganado. Los sistemas de monitoreo y control del proyecto permiten llevar el proceso de una manera mas fácil. Es importante tener un adecuado cierre del proyecto para tener a un cliente satisfecho, ya sea un cliente interno o externo.

Con la generación del entregable se obtuvo una reflexión de lo aprendido en la materia, asi como la aplicación en los proyectos que ejecuto en el trabajo en el día a día, relacionado a temas de infraestructura, desarrollo de software. Los 

La prevención de proyectos de caer en un estado de dificultades es claramente donde los esfuerzos deben ser colocados.  Las conclusiones implican una evaluación final de la investigación ¿Qué se obtuvo con la generación del entregable? ¿Qué se logró con el análisis y/o investigación? ¿Cuáles son los resultados?

 

 

Referencias

• Pinet Françoise. Automated Enterprise Systems for Maximizing Business Performance. EUA: IGI.
• Pablo Lledo. Director profesional de proyectos, como aprobar el PMP sin morir en el intento. Argentina: PabloLledo.
• PMI. Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos PMBOK. EUA: PMI